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Módulo de Facturación (desde v3.6.0)


Introducción

El módulo de facturación agrega la posibilidad de integrar dentro de SequreISP una solución de facturación y pagos del servicio de Internet que un ISP vende a sus clientes.

Éste módulo le permitirá agregar información de facturación a los Planes y Contratos, lo cual le dará la posibilidad de facturar periódicamente los servicios vendidos.

Por cada contrato individual se podrá activar o no la facturación y configurar los parámetros que crea conveniente. Una vez que estén configurados los contratos, las facturas se podrán generar de manera automática (las genera el sistema) o de manualmente.

De esta forma, este módulo permite agilizar las tareas administrativas de su ISP, automatizando y supeditando el aprovisionamiento del servicio al flujo de facturación y pagos de sus clientes.

En el siguiente documento describiremos paso a paso la configuración y uso de este módulo.

Aclaración de términos

A continuación se detallaran términos esenciales para el entendimiento del proceso de facturación.

Facturas a emitir y Facturas emitidas

El sistema intenta reflejar un sistema de facturación legal, en el cual una vez que una factura está emitida la misma no puede ser eliminada o modificada, sólo puede ser anulada.

Para esto, toda factura creada dentro del sistema pasa por un estado previo que es el de Facturas no emitidas.

Una factura no emitida puede ser modificada (agregar o quitar ítems) y también puede ser eliminada.

Una vez conforme con la confección de una factura, esta puede ser emitida. Una factura emitida pasa a tener plena vigencia dentro del sistema y ya no puede ser modificada o eliminada.

Las facturas emitidas son el equivalente a haber entregado una factura física a un cliente, por lo que si se cometió un error, la única opción disponible es anularla.

Generación de facturas (Manual vs automática)

Por la naturaleza del negocio de un ISP, la facturación se realiza en forma recurrente todos los meses. Es esperable entonces que el sistema asista al ISP en cada nuevo ciclo a generar las facturas correspondientes para cada cliente.

El módulo de facturación de SequreISP ofrece dos formas de generar estas facturas recurrentes:

  • Generación de facturas manual
En esta modalidad es responsabilidad de quien opera el sistema entrar cada vez que comienza un nuevo período para "Generar" las facturas correspondientes.
Sirve para que quien opera el sistema se familiarice con esta funcionalidad. Una vez conformes con el funcionamiento, es deseable que el sistema genere las facturas automáticamente con cada nuevo ciclo como vemos a continuación.
  • Generación de facturas automática
En esta modalidad en cada cambio de ciclo, el sistema generará automáticamente las nuevas facturas para cada cliente según los servicios que éste tenga contratados.

Las facturas generadas pasaran a ser facturas a emitir, para que puedan ser revisadas y luego emitidas por un operario del sistema. Opcionalmente podrá saltear este paso y hacer que las facturas generadas se emitan automáticamente habilitando la opción correspondiente en los contratos.

Primeros Pasos

Paso 1 - Ingreso al modulo de facturación

Una vez que se ingresa a SequreISP, se debe ingresar a Módulos en el menú de navegación, en este se desplegaran todos los módulos que se haya adquirido. Una vez desplegado se debe seleccionar Facturación.

ModFact.png

Paso 2 - Configuración de la facturación

Antes de comenzar a utilizar los servicios de facturación primero es conveniente realizar las configuraciones básicas de facturación. Para acceder a las configuraciones del módulo se debe posicionar el puntero del mouse en el submenú de Configuraciones y hacer click en Facturación.

ModFact conf.png

Configuraciones

Una vez que se encuentre en la configuración de facturación podrá configurar:

Día de facturación por defecto

Será el día a partir del cuál se generarán las facturas (de contratos configurados con generación de facturas automática) automáticamente (a las 4:30 am). En el caso de que no se encuentren las facturas generadas ese día, se intentarán generar al día siguiente y así sucesivamente durante el resto del periodo de facturación.

Tipo de Moneda

Sera el tipo de moneda que se asociará a todos los montos de dinero, pero sólo se modificará el símbolo (el monto no se cambiará).

Facturas emitibles al inicio del periodo

Si no se marca esta opción, el sistema no dejará emitir las facturas que estén configuradas como cobro a mes vencido hasta el fin del periodo de facturación

Nombre de la empresa

El valor ingresado en este campo es el que figurará como "from" de los emails con facturas enviadas al cliente. Si no se ingresa nada figurará el from "Sequre ISP <noreply>".

Los datos de Razón Social que se encuentran en la siguiente imagen son los que se mostrarán en las facturas que luego se vayan a imprimir, incluyendo el logo de la empresa.

Mensaje a mostrar sobre código de barras en las impresiones de facturas

Desde la edición del cliente se puede configurar un código de barras que luego aparecerá en la parte inferior de la factura emitida. El texto ingresado en este campo se mostrará sobre dicho código de barras.

Invoicing setting.png

Configuración de Impuestos

Tanto en los planes como en los tipos de ítems extraordinarios se pueden predefinir impuestos, como así también a la hora de crear una factura manualmente. Por lo tanto sería conveniente crear dichos impuestos antes de realizar la facturación.

Para hacerlo se debe posicionar el puntero del mouse en el submenú de Configuraciones y hacer click en Impuestos:

ModFact impuestos.png

Una vez se encuentre en la configuración de impuestos, se debe hacer click en el botón de Crear Nuevo para crear un nuevo impuesto:

ModFact impuestos-new.png

Una vez en la “Creación de impuestos” se deben ingresar los datos correspondientes al impuesto:

Nombre

Es el nombre que se le dará al impuesto y por el cuál se identificará luego (Por ejemplo: IVA21).

Porcentaje

Se refiere al porcentaje (entre 0 y 100) que se discriminará al aplicar el impuesto (Por ejemplo: 21).

Código

Es un código que puede ser de utilidad para alguna identificación fiscal (no es obligatorio).

Cuando se hayan llenado todos los campos obligatorios se podrá confirmar la creación del impuesto haciendo click en el botón Crear Impuesto:

ModFact impuestos-new2.png

Importante
Al editar un impuesto no afectará a las facturas que ya se hayan "emitido".

Paso 3 - Habilitar la facturación en un plan

Para poder comenzar a facturar los diferentes contratos es imprescindible habilitar la facturación en los planes que el ISP desee facturar. Una vez habilitada la facturación se desplegará un formulario en el cual se solicitarán los siguientes datos:

Invoicing plan edit.png

Precio

Valor monetario del plan.
El precio debe corresponderse al monto mensual a abonar por el uso del servicio.
El precio debe ser final por lo cual deberá incluir el o los impuestos.

Días para el primer vencimiento

Días hábiles hasta que se produzca el primer vencimiento.
Los días del primer vencimiento comienzan a regir, dependiendo de si el contrato está configurado como "cobrar por adelantado", al principio o final del periodo.

Interés primer vencimiento (%)

Es el porcentaje que se traduce en un monto de dinero, este monto se obtiene en función del precio del plan.
En caso de sobrepasar los días hábiles del primer vencimiento, se agregará un ítem en la factura del siguiente periodo con el monto calculado a través de dicho porcentaje.

Días para el segundo vencimiento

Días hábiles hasta que se produzca el segundo vencimiento.
Los días del segundo vencimiento comienzan a regir, dependiendo de si el contrato está configurado como "cobrar por adelantado", al principio o final del periodo.

Interés segundo vencimiento (%)

Es el porcentaje que se traduce en un monto de dinero, este monto se obtiene en función del precio del plan.
En caso de sobrepasar los días hábiles del segundo vencimiento, se agregará un ítem en la factura del siguiente periodo con el monto calculado a través de dicho porcentaje.

Recargo por reconexión

Si este valor en mayor a 0, se agregará un ítem en la factura del siguiente periodo en el caso de que no se haya pagado la factura antes del segundo vencimiento y se haya deshabilitado el servicio (siempre y cuando esté configurado en el contrato). También se puede generar el recargo (a agregar en la factura del siguiente periodo) manualmente.

Impuesto 1

Impuesto que recae sobre el precio.

Impuesto 2

Impuesto que recae sobre el precio.

Configuraciones de los contratos de este plan

En esta sección no se edita el plan en sí, sino que se editan masivamente todos los contratos del plan. En el caso de no marcar ninguna opción, no se cambiaría ningún contrato. Sólo pasaría si se activa o cambia algun opción de esta sección.


Importante
En caso de que se deshabilite la facturación en un plan, se deshabilitará la facturación de los contratos del plan.

Paso 4 - Configurar facturación en los contratos

La facturación se puede personalizar para cada contrato en particular. Dado que la parametrización de la facturación en los contratos puede variar en el tiempo, se ofrece diferentes alternativas para su configuración, la cual puede ser individual o a varios contratos a la vez. La configuración se puede hacer:

Desde la creación o edición de un contrato

Cada vez que se cree o edite un contrato asociado a un plan que tenga habilitada la facturación será posible configurar la facturación para ese contrato. Al momento de habilitar la facturación para el contrato se desplegará un formulario solicitando los siguientes datos.

Invoicing contract create.png

Estado automático

Permite que el cambio de estados Habilitado, Deshabilitado y Avisado (este estado se incorpora al adquirir el módulo de Notificaciones) sea de manera automática en función de los vencimientos de las facturas.

No facturar contrato cuando está deshabilitado

Si esta opción está marcada, sólo se cobrarán los días a partir del cuál el contrato se habilitó (si es que se deshabilitó por no pagar la factura antes del segundo vencimiento o se creó en un punto intermedio del periodo).

Fecha de inicio de facturación

Será la fecha a partir de la cuál se comenzará a facturar el contrato (se descontará de la factura los días en los que no se brindó el servicio). Si la opción "No facturar contrato cuando está deshabilitado" está habilitada, esta fecha se cambiará cuando el contrato pase de "Deshabilitado" a "Habilitado" automáticamente.

Generación automatica de recargo por conexión

Con esta opción marcada, se generaría un ítem (cuyo monto se configura en el plan del contrato), en la factura del siguiente periodo, cuando no se pagó la factura antes del segundo vencimiento y el contrato se deshabilitó de manera automática.

Generación de facturas automática

Permite que el sistema genere automáticamente las facturas para el contrato.
La generación de las facturas no implica que la factura se emita y entre en vigencia.

Emisión de facturas automáticas

Permite que el sistema emita de manera automática las facturas para el contrato cuando éstas se generen manual o automáticamente.

Frecuencia de facturación

Permite definir cada cuantos meses se facturará un contrato. Por ejemplo, Facturas mensuales, bimestrales, semestrales, etc.
Una vez habilitada la facturación en el contrato, seleccionar la frecuencia de facturación es obligatoria.

Cobrar por adelantado

Permite cobrar por adelantado y no al finalizar el periodo vigente de la factura. A continuación se muestra la diferencia entre cobrar por adelantado y cobrar a mes vencido.

FacturacionMensualVencida2.png

Importante
En el caso de que el contrato esté configurado con el "Estado automático", su estado cambiará al día siguiente del vencimiento de la factura (cerca de las 4:00 am).
Por ejemplo, si el segundo vencimiento de la factura es el día 20 del mes corriente, en el caso de que el cliente no pague su factura antes de ese día, el estado del contrato pasará a "Deshabilitado" el día 21 a las 4:00 am (siempre y cuando esté configurado con "Estado automático")

Tipo de factura

Es el tipo de factura que se utilizará para la impresión de la misma.
Importante
Hasta el momento solo se encuentra habilitada las facturas de tipo A, B, C para Argentina. También se encuentran modelos para Ecuador, México, España y Colombia.
En caso de estar interesado en utilizar las facturas de su país contactenos a través de soporte@sequreisp.com

Definir nueva información tributaria para facturar

Permite establecer la razón social del cliente particular para el contrato.
En caso de no seleccionar esta opción se utilizará la información del cliente existente.
Esta información será utilizada para la impresión de las facturas.

Enviar facturas por email al cliente: Las facturas se enviarán al emitirlas siempre que esté configurado el email del cliente.

Pagar facturas de forma automática: Se utilizará el dinero de la cuenta corriente al emitir la factura.

Definir nueva información tributaria para facturar

Permite configurar la información tributaria del cliente que figurará en la factura.
Desde la edición de un plan

Es posible desde la edición de un plan configurar la facturación a todos los contratos del plan. Permitiendo de esta manera el no tener que configurar contrato por contrato.

Invoicing configuration contracts from plan.png

Importante
Una vez configurado todos los contratos utilizando esta funcionalidad, se perderá la configuración específica que haya realizado en algún contrato del plan.
Desde la configuración de contratos dentro del módulo de facturación

Desde Configuración de contratos dentro del módulo de facturación es posible realizar la configuración de la facturación por contrato individual o a varios contratos a la vez.

Para configurar de manera individual solo es necesario hacer click en editar.

Para la configuración masiva de grupos de contratos se debe hacer click en Actualización masiva, el cual desplegará un pequeño formulario con los parámetros que se deseen configurar en los contratos, luego se debe elegir los contratos que se desee configurar y finalmente seleccionar Actualizar seleccionados.

Para poder configurar los valores de facturación es imprescindible que el o los contratos seleccionados tengan:

  • habilitada la facturación en su plan.
  • habilitada la facturación en el mismo contrato.

Invoicing contracts massive settings.png

Útil
Podría ser útil filtrar los contratos antes de realizar la Actualización masiva.
La opción no Paginar le permite mostrar todos los contratos encontrados en una misma pagina, logrando de esta manera poder seleccionar todos los contratos al realizar el seteo masivo.

Paso 5 - Generación de facturas

La generación de facturas permite crear facturas que luego se podrán visualizar y editar antes de emitirlas (que será cuando comenzarán a tener vigencia). A menos que el contrato tenga habilitada la emisión de facturas automática, con lo cual se generarían los contratos automáticamente.

Una factura está compuesta de Ítems que pueden ser periódicos (las crea el sistema automáticamente) o extraordinarios (el usuario le asigna el monto y otros atributos que se mostrarán más adelante).

Una vez que el sistema generó una factura con ítems periódicos, el usuario le puede agregar ítems extraordinarios los cuales puede pre-definir anteriormente, siempre y cuando la factura no se haya emitido aún.

Generación manual por plan

Para generar facturas periódicas correspondientes al cobro de los planes por contrato se debe hacer click en el submenú Generación de facturas como se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing menu invoices generation.png

Luego se podrá ver una tabla con las siguientes columnas:

Plan

Sólo aparecerán los planes que tienen habilitada la facturación.

Período Actual

Es el período actual en el cuál el sistema verificará a cuáles contratos les corresponde generar una factura.

Facturas Generadas

Esta columna muestra la cantidad de facturas generadas en el período actual sobre la cantidad de facturas que se deberían crear para todos los contratos correspondientes en dicho período.

Luego, a la izquierda de la tabla se podrá tildar los planes a lo cuales se les desee generar las facturas restantes por generar.

Una vez seleccionados los planes que se deseen facturar, se podrán generar las correspondientes facturas haciendo click en el botón Generar Facturas que se muestra en la siguiente imagen:

ModFact-GenFact2.png

Luego se actualizarán los valores de la columna “Facturas Generadas” con lo cual se habrá terminado de generar las facturas.

Importante
Este proceso de generación de facturas se realizará automáticamente para los contratos que tengan configurada la opción de “Generación de facturas automática”.
Creación tipos de ítems

Antes de crear una factura de manera manual (facturas extraordinarias) se pueden pre-definir los tipos de ítems extraordinarios para no tener que repetirlo cada vez que se crea una factura con el mismo detalle.

Para ello se debe ingresar a Ítems extraordinarios en el submenú de Configuraciones.

Luego, se debe hacer click en el botón Crear Nuevo donde se deberán ingresar los datos del ítem extraordinario para pre-fijar:

ModFact-items.png

Descripción

Es el nombre del tipo de ítem (por ejemplo “Instalación”).

Importe

Es el monto de dinero pre-fijado para el ítem (por ejemplo “30,00”).

Impuesto 1 e Impuesto 2

Son los impuestos pre-fijados para el ítem a crear

Luego de llenar los campos correspondientes se debe hacer click en el botón Crear Tipo de Ítem.

ModFact-items-New.png

Creación manual (Factura extraordinaria)

En el caso de que se deseen crear facturas con ítems extraordinarios (manualmente), primero se debe hacer click en el submenú de Facturas no emitidas:

Luego se debe hacer click en el botón “Crear Nuevo” como se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing menu not issued.png

Una vez en la creación de la factura se deberá indicar los siguientes datos:

Cliente

Se debe seleccionar al cliente al cual está dirigida la factura.

Tipo de Factura

Es el tipo de factura que se utilizará para la impresión de las mismas.

Definir información tributaria para facturar

Permite establecer la razón social del cliente particular para el contrato.
En caso de no marcar esta opción se utilizará la información del cliente existente.
Esta información será utilizada para la impresión de las facturas.

Para agregar un ítem, se debe hacer click en Agregar ítem extraordinario como se muestra en la siguiente imagen:

ModFact-items-add1.png

Se mostrarán las opciones correspondientes al ítem que se desea agregar incluyendo los impuestos si es que se han definido. En caso de que se hayan pre-fija algún ítem este podrá ser seleccionado desde el combo desplegable Tipo.

Una vez seleccionado el tipo de ítem extraordinario se llenarán los campos correspondientes automáticamente como se había pre-definido en el ítem seleccionado.

También es posible en el momento definir un item especifico para la factura, seleccionado como Tipo "personalizado".

Al terminar de agregar todos los ítems correspondientes (se pueden seguir agregando haciendo click en Agregar ítem extraordinario las veces que sea necesario) se finaliza la creación de la factura haciendo click en el botón Crear Factura que se muestra en la siguiente imagen:

ModFact-items-add2b.png

Paso 6 - Emisión, Edición, Eliminación de facturas generadas

Una vez que las facturas se hayan generado por el sistema o de forma manual a través de Generación de facturas. Estas facturas generadas podrán ser visualizadas en Facturas no emitidas siempre y cuando no esté activada la emisión de facturas automática en el contrato. En esta sección, es posible:

  • Crear una nueva factura (factura extraordinaria).
  • Editar una factura (la información de los ítem periódicos no podrán ser editados).
  • Eliminar una factura.
    • Si se elimina una factura que fue creada manualmente (factura extraordinaria), no podrá ser regenerada.
    • Si se trata de una factura que fue generada por el sistema o que se generó desde generación de facturas, será posible regenerarlas nuevamente desde generación de facturas (ver paso 4).
  • En caso de que se quisiera eliminar un grupo de facturas se deberán seleccionar las facturas a eliminar y una vez seleccionadas se podrán eliminar haciendo click en Eliminar selección.
  • Para la emisión de las facturas, se deberá seleccionar aquellas facturas a emitir y una vez seleccionadas se podrán emitir haciendo click en Emitir facturas.

ModFact-EmitirFac.png

Util
Tal vez antes de realizar la emisión o eliminación de un grupo de facturas sea útil filtrar las mismas a través de algún criterio.
La opción no Paginar le permite mostrar todas las facturas obtenidas del criterio de busqueda en una misma pagina, logrando de esta manera poder seleccionar todas estas al emitir o eliminar.

Paso 7 - Pagos

Efectuar Pagos

Una vez que se haya creado las facturas exitosamente, en algún momento surgirá la necesidad de pagarlas. Para realizar dicha acción se deberá hacer click en Efectuar pagos como se muestra en la siguiente imagen:

ModFact-EfecPAg.png

Luego se puede observar una tabla mostrando las facturas pendientes de pago, con lo cual, si se desea filtrar por número de factura, nombre de cliente, número de cliente o fecha de emisión se deberán utilizar los filtros que se muestran en la siguiente imagen:

Invoicing make payments.png

La tabla muestra las siguiente columnas:

Número de factura

Es un identificador único que posee cada factura.

Cliente (Nº de cliente)

Muestra el nombre del cliente seguido por su respectivo número de cliente.

Fecha de emisión

Es la fecha en la que se emitió la factura.

Importe / Saldo

Monto total a pagar de la factura / Monto que falta por pagar de la factura.

Luego, en la última, se tiene 2 elementos:

Importe

Es el monto a pagar.
Por defecto es en efectivo y el importe es igual al saldo de la factura.

Tipo de Movimiento

Representa la forma de pago del cliente.

Cobrado por

Es el usuario que realizó el cobro (quedará registrado en el sistema y se podrán ver estadísticas del dinero entrante por cobrador).
Se pueden crear usuarios con el rol de "cobrador" que únicamente podrán gestionar pagos en el sistema. Los mismos sólo se podrán seleccionar a sí mismos al realizar un pago.
En el caso de los usuarios con el rol "Administrador" podrán seleccionar a cualquier usuario, mientras que los que tengan el rol "Administrativo" podrán seleccionar a su mismo usuario o a cualquier usuario con el rol "Cobrador".
Esto permitirá ver el total recaudado por cada usuario cobrador a lo largo del periodo de facturación.

Fecha real de pago

En el caso de que el pago se haya realizado anteriormente a la fecha en la que se registró el mismo en el sistema, se puede indicar la fecha real del pago para que no se generen los recargos por mora en el siguiente mes.

En el caso de que el importe ingresado sea mayor al importe total de la factura aparecerá el monto sobrante correspondiente, el cual se podrá guardar en la cuenta corriente del cliente. Para poder hacer esto debemos tildar la opción “Guardar en cta/cte” que se muestra a continuación:

Invoicing making payment.png


Y al final tendremos el botón Crear Pago lo que nos permitirá crear el pago. Dicho botón se muestra a continuación:


Invoicing making payment2.png


Con esto bastará para haber creado el pago deseado.

Importante
Si elegimos el “Tipo de movimiento” de “Cuenta corriente” se utilizará el saldo acomulado en la cuenta corriente del cliente.
Imprimir Comprobantes de Pago

Para poder ver los pagos efectuados en las facturas, podemos ingresar en Pagos, Ver pagos:

ModFact-Pago-Verpago.png

Aquí se listarán los pagos que realizamos y veremos algo similar a lo que muestra la imágen:

Invoicing payments index.png

Generar recibo de pago

Se puede generar un recibo de pago por duplicado seleccionando los pagos correspondientes y haciendo click en le botón "Generar recibo de pago" como se muestra en la siguiente imagen.

Invoicing payment receipt.png

Importar Pagos

En el caso de tener un archivo en formato CSV con una lista de pagos que deben ser ingresados en el sistema, se podrán ingresar de manera automática a través de la opción "Importaciones de pagos".

ModFact-ImpPago.png

Para ingresar el archivo correspondiente se debe hacer click en el botón Crear nuevo.

ModFact-ImpPago-Crear.png

Hecho esto, se debe seleccionar el archivo de formato CSV que contenga los pagos a importar.

Luego, seleccionamos el separador configurado en el CSV y haciendo click en el botón Crear Importación de Pagos se habrá subido el archivo al sistema.

ModFact-ImpPago-Crear-Upload.png

Una vez que el archivo se encuentre en el sistema aparecerá en la tabla de Importaciones de Pagos.

Para crear los pagos listados en el archivo se deberá hacer click en Procesar sobre el archivo correspondiente desde la vista de Importaciones de Pagos.

ModFact-ImpPago-Crear-Procesar.png

Al haber ingresado al procesamiento de datos se debe configurar los parámetros necesarios para hacer una correcta importación de pagos.

ModFact-ImpPago-Crear-Procesar2.png

Primero seleccionamos la codificación del archivo que por defecto es utf8.

Luego, seleccionamos el Tipo de Movimiento que será el mismo para todos los pagos que se importen desde el archivo.

También se tiene la opción de indicar si la primer fila del archivo representa el atributo a actualizar (para que no sea considerada como un pago en sí).

En el caso de que sea útil recordar el orden de los atributos por cada columna, se debe crear un nueva plantilla, que en futuras importaciones podrá ser re-utilizada, tildando la opción Crear plantilla e ingresándole un nombre identificativo.

Por último se debe indicar a cuál atributo hace referencia cada columna del archivo (que se puede visualizar debajo).


Una vez que se haya configurado correctamente la importación de pagos se podrá proceder a procesar el archivo de importación de pagos.

ModFact-ImpPago-Crear-Procesar3.png

Importante
En el caso de que el sistema muestra algún error al importar los datos, éste NO habrá procesado ningún dato a pesar de que el error sea sólo de una fila del archivo. Esta operación es atómica (o ejecuta todos los pagos o no ejecuta ninguno).

Pasos para crear un movimiento

Ingresar a la cuenta corriente especifica

ModFact-CtaCte.png

Seleccionar crear nueva transacción

ModFact-CtaCte-Trans.png

Crear el nuevo movimiento o transacción

ModFact-CtaCte-Mov.png

Movimientos

En esta sección, se puede visualizar los movimientos, buscar por Cliente, Número de cuenta, y por fecha de creación.


ModFact-Movimientos.png


También se puede crear un movimiento desde esta sección, para esto, se debe hacer click en Crear Nuevo. Allí se desplega el siguiente menú:


ModFact-Movimientos-new.png

Es necesario agregar la Cuenta Corriente, la Clase de Movimiento y la Cantidad. Una vez hecho esto, debe hacer click en "Crear Movimiento".

Facturas

Para ver las facturas emitidas se debe hacer click en Facturas como se muestra en la siguiente imágen:

Invoicing invoices index.png

Hecho esto se podrá ver una tabla que lista todas las facturas emitidas en el sistema, mostrando:

Número factura

Es un número único asignado a cada factura.

Cliente (Nº de cliente)

Muestra el nombre del cliente seguido de su número correspondiente.

Fecha de emisión

Es la fecha en la cual la factura fué emitida.

Descripción

Una breve descripción de cada uno de los ítems de la factura.

Importe Estado

Muestra el importe total de la factura seguido del estado en que se encuentra (puede ser “Pendiente”, “Cancelado” o “Anulado”).

Saldo

Representa lo que resta por pagar de dicha factura (en el caso de haber hecho pagos parciales de la factura mostrará la resta entre el monto total de la factura y la suma de los pagos).

Contador pre-impresas

Es la cantidad de veces que se ha realizado la factura pre-impresa.

Tipo de factura

Los tipos de facturas varían dependiendo del país donde ésta se realice (por ejemplo en Argentina los tipos de facturas pre-definidos son “Argentina - A”, “Argentina - B” y “Argentina - C”).

Luego, en la última columna se pueden ver una serie de acciones que varían dependiendo del estado de la factura correspondiente:

Desde cualquier estado estará la opción:

  • Ver detalle: La cual mostrará una descripción más detallada de la factura.


Cuando la factura se encuentra en estado “Pendiente”, estarán visibles las siguientes opciones:

Invoicing pending invoice.png

  • Anular: Cuando se anula una factura, ésta ya no tendrá validez.
  • Pagar: Esta opción redirecciona a Efectuar Pagos pero con la factura correspondiente filtrada. Por ende es como un “atajo” que permite pagar dicha factura de una manera rápida.


Cuando una factura se encuentra en estado “Anulada”, ésta podrá volver a estar en vigencia a través de la opción Restaurar que se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing void invoice.png


Impresas y pre-impresas

El sistema permite realizar la impresión de cada una de las facturas emitidas del sistema (en el tipo de hoja A4). Se permiten realizar dos tipos de impresiones:

Impresas

Este tipo de factura está orientada a servir de “comprobante” y no es una factura legal.

Pre-impresas

Este modelo es usado para realizar impresiones sobre facturas pre-impresas con numeración legal.

Dos por página (sólo para factura impresa)

Si se marca esta opción se generarán dos facturas por página (en un formato mas reducido y también en A4).

Número de copias

Cada vez que se realiza la generación del PDF (impresión) de facturas, se pueden emitir las mismas en la cantidad de copias que se deseen.

Enviar por email

Este botón permite enviar el PDF de las facturas seleccionadas por correo a la dirección de email configurada en el cliente de cada factura.
Importante

Cuando se imprime una factura ya sea “Impresa” o “Pre-impresa” se generará un documento en formato PDF el cual se deberá mandar a imprimir manualmente. En el caso de la factura "Impresa" se puede enviar por email al cliente (al emitirse o luego manualmente).

Exportación de Facturas

A través de la "Exportación de Facturas" se puede generar un archivo en formato CSV con la información de las facturas que se deseen exportar del sistema. Para generar dicho archivo, se debe ingresar a Exportación de Facturas como se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing invoices export.png

Antes de generar el archivo se deben seleccionar las facturas que se deseen exportar en la tabla inferior. Se recomienda utilizar los filtros que se necesiten tildando la opción "No paginar", de esa forma será más fácil encontrar las facturas que se desean exportar (exportandolas en un mismo archivo).

Luego se debe hacer click en el botón Procesar para generar el archivo CSV con las facturas correspondientes como se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing export invoices.png


Estadísticas

En esta sección se puede encontrar dos vistas posibles, las estadísticas anuales y mensuales. Para acceder a las mismas, se debe hacer click en "Estadísticas" y seleccionar la vista deseada:


ModFact-Est.png


Estadísticas Anuales

En esta vista se mostrará la estadística de los últimos doce meses. En primer lugar, como se observa en el gráfico, se puede ver una barra verde que representa la suma de todos los importes pagados hasta el momento.

Invoicing statistics global.png

En el recuadro de la parte inferior, se puede observar una tabla de referencia que describe el gráfico anterior.

Invoicing statistics global table.png

A continuación, se puede observar otro gráfico que contempla el total de dinero, que es la suma total del año y el estado de las facturas (anuladas, pendientes, canceladas).

Invoicing statistics global cake.png

Flujo de ingreso del dinero (transacciones de crédito)

En esta sección se puede observar otro gráfico que representa el total de las transacciones hechas. La barra gris, "Total facturado", se define con el total de impuestos pagados y pendientes (barras verde y roja), y la barra verde representa la sumatoria de las transacciones de crédito o débito (que no sean pagos de facturas).

Invoicing statistics global flow.png

Debajo se muestra una tabla que explica el gráfico.

Invoicing statistics global flow table.png

Método de pago utilizados en el último año

Por cada forma de pago realizado (Cuenta corriente, efectivo, transferencia bancaria, cheque, pago online y tarjeta de crédito), se muestra una barra de color diferenciandolas y debajo la tabla explicativa del gráfico:

Invoicing statistics global pmethod table.png

Facturación por plan

El gráfico de facturación por plan, detalla qué importe del total le corresponde a cada plan:

Invoicing statistics global plans.png

Total recaudado por usuario

Este gráfico muestra el total de dinero recaudado o cobrado por cada usuario. Esto fue registrado al cargar el pago seleccionando el usuario que cobró la factura que está siendo pagada.

Invoicing stadistics collector.png

Estadística Mensual

Esta sección es muy similar y sigue el mismo órden de descripción que las estadísticas anuales. Por defecto se muestra el mes actual, pero está la posibilidad de cambiar el mes y el año. En el primer gráfico se puede observar la facturación del mes seleccionado (en este caso Agosto), diferenciando el Total pagado y el Estado de las facturas. Posteriormente se muestran el Flujo de ingreso del dinero (transacciones de crédito) y los Métodos de pago utilizados en el mes seleccionado.

Para ingresar a las estadísticas mensuales se debe hacer click en "Estadística Mensual" como se muestra en la siguiente imagen:

Invoicing statistics month.png

Luego, se puede seleccionar un mes en específico como se muestra en la imagen a continuación:

Invoicing statistics month select.png